House rules

Article 1
Status of the House Rules

I. All regulations set forth in the Urios Statutes will be upheld
II. The House Rules functions as the by-laws of the statutes based on Article 15 of the Statutes
III. Should the House Rules conflict with the Statutes, then the latter will be upheld
IV. All members should be familiar with the contents of the House Rules and the Statutes
V. Proposed changes to the House Rules will be voted upon at a General Assembly. The consent of a two-third majority is needed to pass changes
VI. In case of divergences between the Dutch and English version of the House Rules, the Dutch version will prevail

Article 2
Language

I. English will be the official language of the association
II. All internal communication, that is communication between board and members, official documents and so forth will be in English unless no English speaking party is involved
III. External communication will be held in the language the parties find appropriate

Article 3
General Assembly

I. The General Assembly is chaired by the chair of the Urios board
II. English is the official language at the General Assembly
III. Policy proposals made by the board necessitate a simple majority for approval
IV. Amendments to policy proposals can be made by all members present at the General Assembly but necessitate a simple majority vote
V. The Agenda is set after the opening of the General Assembly but only after all members that are present have had the chance to put an item on the agenda that was supported by a simple majority
VI. A General Assembly shall be announced at least six weeks prior to the date at which it will be held
VII. The agenda, the half yearly and the yearly report shall be sent to all members at least two weeks prior to the date at which the General Assembly will be held
VIII. Proposed changes to the House Rules shall be sent to all members at least a week prior to the date at which the General Assembly will be held
IX. Policy proposals shall be sent to all members at least three days prior to the date at which the General Assembly will be held

Article 4
Tasks of board members

I. The Urios board shall consist of a Chair, a Secretary, a Treasurer, an Activities Commissioner, an Externals Commissioner, an Model United Nations Commissioner and a Symposium Commissioner
II. The Urios Board may only temporarily deviate from the Board member’s task description if good reasons require so. This deviation will have to be validated at the next General Assembly in accordance with the House Rules voting procedure
III. The Chair of the board is responsible for:

a. Chairing Urios board meetings
b. Being the motivating factor for the Urios board, Committees and teams
c. Maintaining good relations with Utrecht University
d. Representing the Association at public events
e. Maintaining all external contacts
f. Ensuring that the Statutes and the House Rules are upheld
g. Revising and if necessary updating the Statutes and the House Rules in accordance with the applicable rules and regulations
h. Overseeing Utrecht Journal of International and European Law
i. Organising Alumni Events

IV. The Secretary of the board is responsible for:

a. Providing structure to the organization
b. Taking minutes at the Urios board meetings and the General Assemblies and providing them as soon as possible
c. The non-financial administration of Urios
d. The maintenance of the website
e. Handling general mail
f. Organising the monthly members’ drink
g. Overseeing Urios Magazine
h. Dispersing the newsletter twice a month
i. Acting as a contact person between Urios and certain third parties
j. Acting as the Deputy Chair

V. The Treasurer of the board is responsible for:

a. Handling the financial administration of Urios
b. Keeping track of all receipts and expenditure
c. Supporting committees from a financial perspective and ensuring they spend within their means
d. Maintaining the contact with Utrecht Journal of International and European Law regarding their finances
e. Collecting member contributions at least once every academic year
f. Having meetings with the Auditing Committee to keep them updated about the finances of Urios

VI. The Activities Commissioner is responsible for:

a. Chairing the Activities Committee
b. Organizing study related activities except for lectures and UN related activities
c. Organizing the European and international study trips
d. Collaborating with other associations in organizing activities
e. Organizing the legal English courses and study related visits

VII. The Externals Commissioner is responsible for:

a. Chairing the Externals Committee
b. Gathering sponsorships and partnerships
c. Promoting Urios through general promotion
d. Gathering new members
e. Maintaining contacts with former sponsors and partners
f. Organizing the Career Event
g. Maintaining a close relationship with other External
Commissioners from other boards

VIII. The Model United Nations Commissioner is responsible for:

a. Chairing the Model United Nations Committee and Society
b. Organizing a number of trips to different Model United Nations
c. Providing Model United Nations sessions
d. Realizing Urios Utrecht Model United Nations
e. Presiding the Urios Utrecht Model United Nations Board
f. Organizing other United Nations related activities

IX. The Symposium Commissioner is responsible for:

a. Chairing the Symposium Committee
b. Organizing a number of symposia and lectures during the academic year
c. Stimulating and creating relationships with faculty staff and other Associations

Article 5
Vacancies

Any Urios board vacancy arising during the academic year shall be dealt with by either:

• Redistributing the tasks over the remaining board members
• Having the board appoint a new board member that will be validated at the next General Assembly in accordance with the appointment procedure

Article 6
Transition

I. The transition period is the period between the announcement of the candidates for the new board by the current board, and the appointment of the new board at the General Assembly
II. The general duties of the current board towards the new board are:

a. Every board member is to instruct his/her successor as thoroughly as possible
b. Every board member will make a booklet for his/her successor with all the relevant information in it
c. Every board member will be available for questions by the new board members during the transition period

III. The new board will function as the board from July 1st onwards, under supervision and responsibility of the outbound board until the new board is appointed at the General Assembly

Article 7
Financial rules

I. Every member is obliged to pay the members’ contribution with exception of honorary members and first-year bachelor students
II. The Treasurer is mainly responsible for all matters concerning the finances of Urios
III. The Treasurer must give his/her approval before an expenditure is made by Urios
IV. Before every publication of a journal by Utrecht Journal of International and European Law, a budget will be presented for approval to the Treasurer

Article 8
Advisory committee

I. The Advisory committee consists of 7 members, including a chair
II. Members are elected for the period of 1 year
III. At the half-yearly GA, one or two members leave the advisory committee in order to make place for new members, which are nominated by the board
IV. The advisory committee provides the board with solicited and unsolicited advice
V. Prior to the General Assembly, the advisory committee is invited to provide the board with advice concerning the policy pursued and tips for the upcoming half-year
VI. The advisory committee meets at least once a year

 

 

Huishoudelijk Reglement
Artikel 1

Positie van het Huishoudelijk Reglement

I. Alle regels vastgelegd in de Urios Statuten zullen worden nageleefd
II. Het Huishoudelijk Reglement bestaat uit regels die een nadere uitwerking van de Statuten zijn conform Artikel 15 van de Statuten
III. Mocht het Huishoudelijk Reglement niet conform de Statuten zijn, dan hebben de Statuten voorrang
IV. Alle leden worden geacht bekend te zijn met de inhoud van het Huishoudelijk Reglement en de Statuten
V. Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement benodigen een twee/derde meerderheid bij de Algemene Leden Vergadering
VI. Bij twijfel tussen de Nederlandse en Engelse versie van het Huishoudelijk Reglement is de Nederlandse versie bepalend

Artikel 2
Taal

I. Engels is de officiële voertaal van de Vereniging
II. Alle interne communicatie zoals communicatie tussen bestuursleden en leden, officiële documentatie van de Vereniging, is in het Engels, behalve als er geen Engels-sprekende partij bij betrokken is
III. Voor externe communicatie kunnen partijen de taal gebruiken die zij nodig achten

Artikel 3
Algemene Leden Vergadering

I. De Algemene Leden Vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van het Urios bestuur
II. De officiële taal van de Algemene Leden Vergadering is het Engels
III. Bestuurlijke beleidsvoorstellen worden aangenomen bij volstrekte meerderheid
IV. Bestuurlijke beleidsvoorstellen kunnen worden geamendeerd door middel van het indienen van een amendement, dit amendement wordt aangenomen bij volstrekte meerderheid
V. De Agenda wordt alleen vastgesteld nadat de aanwezige leden de mogelijkheid hebben gehad om een ander agenda punt in te dienen, dat gesteund is door een volstrekte meerderheid
VI. De Algemene Leden Vergadering wordt zes weken vantevoren aangekondigd
VII. De Agenda, het half-jaarlijkse en het jaarlijkse verslag worden twee weken van tevoren naar alle leden gestuurd
VIII. Voorgestelde wijzigingen van het Huishoudelijke Reglement moeten uiterlijk een week van tevoren naar alle leden worden gestuurd
IX. Bestuurlijke beleidsvoorstellen worden uiterlijk drie dagen van tevoren naar alle leden gestuurd

Artikel 4
Bestuurlijke Taken omschrijving

I. Het Urios bestuur bestaat uit een Voorzitter, een Secretaris, een Penningmeester, een Activiteiten Commissaris, een Commissaris Extern, een Model United Nations Commissaris, en een Symposium Commissaris
II. Het Urios bestuur kan alleen tijdelijk afwijken van de bestuurlijke taken omschrijving als het hier goede redenen voor heeft. Dit moet worden goedgekeurd bij de daarop volgende Algemene Leden Vergadering conform de stemregels van het Huishoudelijke Reglement
III. De Voorzitter van het bestuur is verantwoordelijk voor:

a. Het voorzitten van Urios bestuursvergaderingen
b. Het bieden van steun aan het Urios bestuur, de Commissies en Teams
c. Het onderhouden van goede relaties met de Universiteit Utrecht
d. Het vertegenwoordigen van Urios bij openbare aangelegenheden en het onderhouden van externe relaties
e. Het waarborgen van de Statuten en het Huishoudelijke Reglement
f. Het aanpassen en vernieuwen van de Statuten en het Huishoudelijke Reglement conform de wetgeving
g. Het overzicht houden over Utrecht Journal of International and European Law
h. Het organiseren van Alumni Activiteiten

IV. De Secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor:

a. Het structureren van de Vereniging
b. Het notuleren van bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen en de notulen zo snel mogelijk naar de overige bestuursleden sturen
c. De non-financiële administratie van Urios
d. Het onderhoud van de website
e. Het verwerken van de post
f. Het overzicht houden over Urios Magazine
g. Het vertegenwoordigen van Urios bij bepaalde aangelegenheden
h. Het op zich nemen van de taak van vice-Voorzitter

V. De penningmeester van het bestuur is verantwoordelijk voor:

a. De financiële administratie van Urios
b. Het overzicht behouden over alle uitgaven en inkomsten
c. Het ondersteunen van alle commissies op het gebied van financiën, en ervoor zorgen dat de commissies binnen hun budget blijven
d. Het contact houden met Utrecht Journal of International and European Law op financieel gebied
e. Het inzamelen van de leden contributies ten minste één keer per jaar
f. Het onderhouden van contacten met de kascommissie op het gebied van de financiën van Urios

VI. De Activiteiten Commissaris is verantwoorelijk voor:

a. Het voorzitten van de Activiteiten Commissie
b. Het organiseren van studie gerelateerde activiteiten buiten lezingen en VN gerelateerde activiteiten
c. Het organiseren van een kleine en grote reis
d. Het samenwerken met andere Verenigingen op het gebied van activiteiten
e. Het organiseren van de Legal English cursus en studie gerelateerde bezoeken

VII. De Commissaris Extern is verantwoordelijk voor:

a. Het voorzitten van de Commissie Extern
b. Het vinden van sponsors en ander partners
c. De algemene promotie van Urios
d. Het werven van leden
e. Het onderhouden van contacten met sponsors en oud-sponsors
f. Het organiseren van het Career Event
g. Het onderhouden van een goede relatie met commissarissen extern van andere Verenigingen

VIII. De Model United Nations Commissaris is verantwoordelijk voor:

a. Het voorzitten van de Model United Nations Commissie en Society
b. Het bezoeken van een aantal Model United Nations conferenties
c. Het aanbieden van Model United Nation trainingen
d. Het organiseren van Urios Utrecht Model United Nations
e. Het voorzitten van het Urios Utrecht Model United Nations bestuur
f. Het organiseren van andere Verenigde Naties gerelateerde activiteiten

IX. De Symposium Commissaris is verantwoordelijk voor:

a. Het voorzitten van de Symposium Commissie
b. Het organiseren van een aantal symposia en lezingen gedurende het academische jaar
c. Het stimuleren en onderhouden van relaties met professoren en andere verenigingen

Artikel 5
Vacatures

Bij het ontstaan van een vacature in het bestuur van Urios gedurende het academische jaar wordt er als volgt gehandeld:

I.  Vrijgekomen takenpakket wordt geredistribueerd over de overige bestuursleden
II. Het bestuur benoemt een nieuwe bestuurder die bij de daaropvolgende Algemene Leden Vergadering conform de benoemingsprocedure wordt benoemd

Artikel 6
Transitie

I. De transitieperiode is de periode tussen de aankondiging van het kandidaatsbestuur en het benoemen van het kandidaatsbestuur bij de Algemene Leden Vergadering
II. De algemene verplichtingen van het huidige bestuur naar het kandidaatsbestuur toe zijn:

a. Elke bestuurder instrueert zijn/haar opvolger zo grondig mogelijk
b. Elke bestuurder maakt een boekje met alle relevante informatie voor zijn/haar opvolger
c. Elke bestuurder is gedurende de transitieperiode beschikbaar voor vragen van het kandidaatsbestuur

III. Het kandidaatsbestuur fungeert als het bestuur vanaf 1 juli, onder verantwoordelijkheid en toezicht van het oud-bestuur, totdat het kandidaatsbestuur wordt benoemd bij de Algemene Leden Vergadering

Artikel 7
Financiële Regels

I. Elk lid is verplicht om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen met uitzondering van honoraire leden en eerstejaars bachelor studenten
II. De Penningmeester is hoofdverantwoordelijk voor alle financiële zaken van Urios
III. De Penningmeester moet zijn toestemming geven voordat een uitgave wordt gemaakt in naam van Urios
IV. Voor elke publicatie van een uitgave van Utrecht Journal of International and European Law wordt er eerst een begroting gepresenteerd aan de Penningmeester

Artikel 8
Adviescommissie

I. De adviescommissie bestaat uit 7 leden, waarbij 1 lid de rol van voorzitter op zich neemt
II. De leden zitten één jaar
III. Aan het einde van het jaar verlaten één tot twee leden de adviescommissie om plaats te maken voor een nieuwe generatie naar gelang het aantal door het bestuur voorgedragen adviescommissie leden
IV. De adviescommissie geeft het bestuur gevraagd en ongevraagd advies
V. Voorafgaand de ALV geeft de adviescommissie advies over het gevoerde beleid en tips voor het volgende half jaar
VI. De adviescommissie komt minimaal één keer per jaar bijeen